Rodzinny sklep, piekarnia czy warsztat zwykle nie mają działu prawnego, tylko właściciela, który robi wszystko sam. Dla takich firm z Piekar Śląskich przygotowaliśmy ranking specjalistów od ochrony danych.
Piekary Śląskie to miasto średniej wielkości, w którym dużą część lokalnej gospodarki tworzą małe firmy prowadzone przez rodziny od lat. Sklepy osiedlowe, piekarnie, zakłady mięsne, warsztaty samochodowe, zakłady fryzjerskie i firmy remontowe. Właściciel zna wielu klientów z imienia, a dokumenty trzyma tam, gdzie mu wygodnie.
W niejednym osiedlowym sklepie przy kasie leży zeszyt, w którym zapisuje się, kto ile jest winny. To zbiór danych osobowych, i to takich, które mogą narazić klienta na przykrość, gdyby zobaczył je sąsiad stojący w kolejce. Zeszyt nie jest zakazany, ale powinien leżeć poza zasięgiem wzroku innych klientów, a zapisy po spłacie długu warto wykreślać. Zdjęcie takiej strony wysłane członkowi rodziny w komunikatorze to też przekazanie danych.
Klient warsztatu czy firmy remontowej prosi o fakturę, podaje adres, a przy naprawie auta także numer rejestracyjny i numer nadwozia. Te dane trzeba przechowywać przez okres wymagany przepisami podatkowymi, więc nie da się ich usunąć na żądanie, dopóki ten czas nie minie. Da się za to zadbać, żeby segregator z fakturami nie stał na półce w warsztacie, a stary komputer z programem do fakturowania nie trafił na złom z pełnym dyskiem.
Piekarnia wydaje kartę z pieczątkami, a sklep kartę rabatową z imieniem i telefonem. Przy prostych kartach z pieczątkami żadne dane nie są potrzebne. Gdy karta wymaga rejestracji, klient powinien wiedzieć, po co jest numer telefonu, a SMS z promocją można wysłać tylko wtedy, gdy wyraził na to zgodę. Syn lub córka, którzy przejmują firmę po rodzicach, dostają w spadku także te zobowiązania wobec klientów. Przy przekazaniu firmy dzieciom warto od razu sprawdzić, na kogo są zapisane konta w programie do faktur i poczcie, bo dostęp do nich nie powinien zostać u osoby, która już w firmie nie pracuje.
Na liście wyżej są firmy obsługujące Piekary Śląskie w tej edycji plebiscytu. Ich ocenę w punktach od 0 do 10 wyliczamy z opinii wystawionych przez klientów na niezależnych portalach. Właściciel małej firmy ma pewność, że nikt nie przesunął się w górę dzięki opłacie.
Nie musi mieć rozbudowanej polityki, jeśli działania ochronne są proste i proporcjonalne. Musi natomiast informować klientów o przetwarzaniu danych, zabezpieczać dokumenty i umieć wykazać, że przestrzega zasad. Przy małej skali często wystarcza krótki spis tego, jakie dane firma ma, gdzie je trzyma i kiedy usuwa.
Przypomnienie związane z wykonaną usługą, na przykład o terminie wymiany oleju ustalonym przy naprawie, bywa uznawane za element obsługi klienta. Jeśli jednak przy okazji warsztat proponuje promocję na opony czy inne usługi, jest to marketing i wymaga zgody na kontakt telefoniczny w celach handlowych.